Il galateo della mail: 10 regole d’oro e alcuni consigli

La mail è ad oggi lo strumento più utilizzato per comunicare nel web. È vero, negli ultimi anni è stata sfidata dai sistemi di messaggistica istantanea on line come Skype e Whatsapp, ma tuttora si qualifica come lo strumento più conosciuto e più utilizzato soprattutto in ambito business.

L’utilizzo di mail in ambito business

Le mail inviate in ambito business possono avere due finalità:

  • Lo svolgimento del proprio lavoro: qui si collocano le mail verso clienti e fornitori a tutti i livelli dell’organizzazione.
  • La promozione e la pubblicità: qui si collocano le mail verso database di clienti e potenziali clienti con finalità tipicamente commerciali.

Le mail rientranti nella seconda categoria devono essere regolate dalla policy di permission marketing: le aziende che inviano comunicazioni mail di tipo commerciale devono avere il consenso esplicito preventivo del destinatario. Spesso le mail pubblicitarie o di promozione che inviamo non raggiungono i destinatari perché vengono bloccate dai firewall aziendali che inibiscono la ricezione di mail da indirizzi sconosciuti o che contengono parole come “pubblicità”, “offerta” o “presentazione aziendale”, oppure può capitare che queste arrivino ma vengano catalogate come spam (e quindi non lette).

Per questo motivo, quando decidiamo di implementare una strategia di DEM (Direct Email Marketing), è necessario utilizzare delle piattaforme di invio massivo di mail e di newsletter. Queste permettono principalmente di:

  • Indirizzare direttamente le mail ai contatti e non inserirle in un unico calderone in “Ccn – conoscenza nascosta”, con evidenti vantaggi in termini di filtri anti-spam
  • Pianificare l’invio
  • Comporre il layout grafico tramite il semplice “drag & drop”
  • Monitorare i risultati grazie all’integrazione con Google Analytics e disporre di report dettagliati

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Le 10 regole d’oro per essere professionali

Esiste un insieme di regole raggruppate sotto il nome di “netiquette”, ossia un insieme di buone pratiche da osservare quando si produce un contributo scritto all’interno della web community. Ne abbiamo scelte 10 riguardanti direttamente l’utilizzo delle mail (da Wikipedia):

  1. Includere sempre l’argomento del messaggio in modo chiaro e specifico.
  2. Rispondere sempre alle mail, se non altro per dare la conferma al mittente di presa visione.
  3. Cercare di rispondere alle mail mantenendo lo stesso argomento per conservare una struttura storica ordinata dei messaggi inviati e ricevuti, evitando possibilmente di spedire un nuovo messaggio per un argomento già in corso di discussione.
  4. Mantenere la privacy dei mittenti/destinatari, utilizzando la casella Ccn se si deve inviare lo stesso messaggio a più destinatari che non si conoscono tra loro.
  5. Fare molta attenzione all’ortografia e alla grammatica del proprio messaggio.
  6. Non fare uso indiscriminato di parole scritte in maiuscolo (esse, infatti, corrispondono al tono di voce alto del parlato, dunque denotano nervosismo o cattiveria).
  7. La dimensione del messaggio da inviare non deve essere troppo grande: in questo senso potete utilizzare un servizio gratuito come WeTransfer per inviare contenuti di grosse dimensioni.
  8. Non impostare indiscriminatamente, per qualsiasi messaggio, il flag di “priorità alta”: con il passare del tempo chi riceverà le tue mail ignorerà il flag.
  9. Scrivere in modo semplice e diretto, con periodi brevi ed andare spesso a capo in modo da aiutare la lettura. Fare una lista per punti se ci sono molte cose da dire: il testo così si leggerà facilmente anche su uno smartphone.
  10. Salvare il proprio messaggio in bozza quando quest’ultimo viene scritto di getto. Rileggilo il giorno dopo: sicuramente cambierai opinione su quello che hai scritto!

La prima impressione: il dominio della mail e il titolo

Un corretto uso delle mail tiene conto di altri due aspetti fondamentali, che impattano sulla percezione del destinatario riguardo il mittente e l’azienda di cui egli fa parte:

  • Il dominio: sembra impossibile ma ci sono ancora tante aziende e professionisti che non hanno un dominio di proprietà. Oggi registrare un dominio costa veramente poco, e spesso la procedura di acquisto ti garantisce anche mail illimitate da personalizzare ed utilizzare, uno spazio web per costruire il proprio sito internet e svariati servizi aggiuntivi a seconda delle esigenze. Nonostante questo, ancora vengono utilizzati domini di terzi come Libero, Tiscali, Gmail etc.
  • Il titolo della mail: ogni giorno, ciascuno di noi riceve un numero elevatissimo di mail, spesso sparse su più account diversi. “Farsi leggere” non è poi così semplice. Il titolo della mail ricopre un ruolo fondamentale se vogliamo che essa venga letta. Il titolo della mail è il primissimo biglietto da visita: dobbiamo impegnarci per attirare l’attenzione ed incuriosire se vogliamo che il destinatario ci dedichi qualche secondo del suo prezioso tempo.

“I dettagli fanno la perfezione e la perfezione non è un dettaglio”

Il marketing e la comunicazione sono efficaci e ben percepiti se utilizziamo gli strumenti che abbiamo a disposizione al meglio, in maniera professionale e non dilettantistica. Ricordiamoci che anche il modo in cui inviamo una mail piò cambiare la percezione che gli altri hanno di noi e della nostra azienda. Sta a noi decidere se farla cambiare in peggio o in meglio!

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